Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là một chuỗi bước liên kết và quan trọng, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics. Việc nắm vững quy trình này là cần thiết để hoạch định hiệu quả. Với sự hỗ trợ từ chuyên gia LEC, chúng tôi tổng hợp và cung cấp thông tin chi tiết về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển hiện nay
Khâu đàm phán và ký kết hợp đồng:
Đây là bước đầu tiên quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận công ty. Thực hiện đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương để xác định điều kiện xuất khẩu lô hàng.
Xin giấy phép xuất khẩu:
Nếu công ty chưa có giấy phép xuất khẩu, phải xin giấy phép cho việc xuất khẩu hàng hóa dưới dạng xin một lần sử dụng cho nhiều lần.
Đặt booking và lấy container rỗng
Trong trường hợp hàng xuất khẩu được bán theo điều kiện CIF, bạn cần liên hệ với hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển (FWD) để tìm giá tàu phù hợp cho việc vận chuyển lô hàng. Còn đối với điều kiện FOB, consignee sẽ tự đặt booking tàu.
Quy trình lấy container rỗng tại cảng: Sau khi xuất CIF và có booking, bạn phải đến cảng để lấy booking confirmation từ thương vụ cảng. Điều này xác nhận với hãng tàu rằng bạn đã sẵn sàng nhận container và niêm phong. Nếu xuất FOB, sau khi nhận được transport confirmation, bạn sẽ đến đổi lấy booking và tiếp tục các bước tương tự như khi xuất CIF.
Xem thêm: Bảng giá cước vận tải biển hôm nay
Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu và kiểm tra
Sau khi khách hàng đồng ý về hóa đơn chiếu lệ, bạn phải lên kế hoạch sản xuất hàng hóa để đảm bảo số lượng và chất lượng như cam kết trong hợp đồng. Tiếp theo, trong quy trình xuất khẩu hàng hóa, sau khi đã có booking, bạn cần lên kế hoạch lấy container để đóng gói hàng và tiến hành kiểm tra hàng lần 2 trước khi niêm phong container.
Đóng gói hàng và đánh dấu chuyên chở (shipping mark)
Trước khi xuất khẩu, hàng hóa cần được đóng gói tại kho. Phối hợp giữa bộ phận xuất nhập khẩu và kỹ thuật, công nhân tại nhà máy là cần thiết. Ghi chú đầy đủ thông tin trên lô hàng theo yêu cầu hợp đồng ngoại thương, bao gồm: tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, và các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển (hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh,…).
Đóng gói hàng tại cảng: Quy trình đóng gói hàng tại cảng tương tự như tại kho, tuy nhiên, yêu cầu nhiều giấy tờ và thủ tục hơn. Thường sẽ thuê công nhân đóng gói của cảng.
Mua bảo hiểm lô hàng
Liên hệ công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng. Mức bảo hiểm phụ thuộc vào giá trị hàng hóa, thông thường là 2% tổng giá trị hàng hóa cho loại hàng thông thường. Nếu xuất khẩu FOB hoặc CNF, bảo hiểm không cần thiết.
Thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là bước vô cùng quan trọng và phức tạp. Quá trình này bao gồm các công việc sau:
Xem thêm: Thủ tục vận chuyển hàng đi Úc bằng đường biển
- Mở tờ khai hải quan: Trước khi lô hàng xuất khẩu, cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như giấy giới thiệu nhân viên giao nhận, giấy tiếp nhận hồ sơ từ hải quan, tờ khai hải quan, hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại và phiếu đóng hàng.
- Đăng ký tờ khai: Đăng ký viên nhập thông tin từ tờ khai và đưa cho lãnh đạo hải quan ký duyệt để thông quan lô hàng. Tùy vào tình trạng hàng hóa, lô hàng có thể đi vào luồng xanh (không kiểm tra) hoặc vào luồng vàng/đỏ (cần kiểm tra).
- Đóng phí: Thực hiện thanh toán phí làm thủ tục hải quan.
- Lấy tờ khai: Hải quan ghi số container và số seal vào tờ khai để xác định thông tin vận chuyển.
- Thanh lý tờ khai: Nhân viên hải quan kiểm tra container và seal sau khi lô hàng đã được giao cho cảng để đảm bảo tính trạng an toàn và chính xác.
- Vào sổ tàu: Container được đưa vào sổ tàu sau khi kiểm tra và xác nhận tình trạng.
- Thực xuất tờ khai hải quan: Hoàn tất thủ tục xuất khẩu bằng việc làm thực xuất cho tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại và vận đơn đường biển sau khi lô hàng đã được giao cho khách hàng.
Giao hàng cho tàu
Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan cho lô hàng, bạn cần cung cấp chi tiết vận đơn để hãng tàu tạo vận đơn. Bước này cần thực hiện trước giờ cắt máng (closing time) và trước khi thực xuất hàng. Quá trình giao hàng cho tàu kết thúc khi bạn nhận được vận đơn đường biển, có thể là bill gốc (3 bản) hoặc surrendered bill.
Thanh toán tiền hàng
Đây là bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Người làm thủ tục xuất nhập khẩu cần hoàn thành bộ chứng từ thanh toán bao gồm: hóa đơn thương mại (commercial invoice), phiếu đóng gói (packing list), vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) và giấy chứng nhận khử trùng. Trong trường hợp thanh toán bằng L/C, bạn cần nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo để hoàn tất quy trình thanh toán.
Lưu ý về quy trình xuất khẩu hàng fcl bằng đường biển
Lưu ý quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng FCL (Full Container Load) bằng đường biển:
Xem thêm: Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển (FLC)
- Chọn đúng loại container: Xác định loại container phù hợp với lô hàng của bạn như dry container, refrigerated container (reefer), open top, flat rack, hay platform container. Đảm bảo container đáp ứng các yêu cầu vận chuyển của hàng hóa.
- Đóng gói và kiểm tra hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa được đóng gói cẩn thận và an toàn trong container. Kiểm tra tình trạng hàng hóa trước khi xuất khẩu để tránh các vấn đề liên quan đến chất lượng và an toàn.
- Chọn hãng tàu và đặt booking: Tìm hiểu và lựa chọn hãng tàu đáng tin cậy và phù hợp với nhu cầu vận chuyển. Đặt booking sớm để đảm bảo có chỗ và giá tốt.
- Thủ tục hải quan: Chuẩn bị các giấy tờ và thực hiện thủ tục hải quan kỹ càng và đúng thời hạn. Đảm bảo các thông tin trên tờ khai hải quan chính xác và đầy đủ.
- Số lượng và khối lượng hợp lý: Kiểm tra và xác định số lượng và khối lượng hàng hóa phù hợp với khả năng chịu tải của container và tàu để tránh vượt quá trọng tải cho phép.
- Bảo hiểm: Mua bảo hiểm cho lô hàng để đảm bảo bồi thường trong trường hợp xảy ra hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển.
- Theo dõi và theo lịch trình: Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa và đảm bảo đúng lịch trình được thực hiện.
- Đảm bảo chất lượng dịch vụ: Chọn đối tác vận chuyển uy tín và có kinh nghiệm để đảm bảo chất lượng dịch vụ và giữ gìn uy tín thương hiệu của bạn.
