Quy trình xuất khẩu hàng hóa là quá trình vận chuyển hàng hóa từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu. Nó bao gồm các bước như chuẩn bị tài liệu, đóng gói, thủ tục hải quan và vận chuyển. Việc hiểu rõ quy trình xuất khẩu hàng hóa là quan trọng để đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả của quá trình xuất khẩu
Khái niệm về xuất khẩu hàng hoá
Xuất khẩu hàng hoá là quá trình chuyển giao sản phẩm từ một quốc gia sang quốc gia khác để bán hoặc sử dụng. Thường được thực hiện bởi các doanh nghiệp hoặc cá nhân muốn tiếp cận thị trường mới hoặc khai thác tiềm năng sản xuất tại một quốc gia và muốn tiếp cận thị trường của quốc gia khác. Các giai đoạn trong quá trình xuất khẩu hàng hoá bao gồm chuẩn bị hàng, vận chuyển, đóng gói, thông quan và giao hàng cho khách hàng cuối cùng.
Xuất khẩu hàng hoá đóng vai trò quan trọng trong hoạt động thương mại, mang lại lợi ích kinh tế đáng kể cho quốc gia. Nó góp phần tăng trưởng kinh tế, tạo việc làm, thúc đẩy quan hệ thương mại giữa các quốc gia và mở rộng thị trường tiêu thụ. Đồng thời, nó cũng giúp đưa sản phẩm và dịch vụ đến thị trường toàn cầu.
Hồ sơ xuất khẩu hàng hoá
- Tờ khai hải quan.
- Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ tương đương có giá trị trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp.
- Bảng kê lâm sản (áp dụng cho gỗ nguyên liệu xuất khẩu theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn): 01 bản chính.
- Giấy phép xuất khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu từ cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật về quản lý ngoại thương đối với hàng hóa xuất khẩu theo yêu cầu giấy phép.
- Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ khác theo quy định của pháp luật về quản lý và kiểm tra chuyên ngành (được gọi tắt là Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành): 01 bản chính.
- Nếu Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành có thể sử dụng nhiều lần trong thời hạn hiệu lực, công ty chỉ cần nộp 01 lần cho Chi cục Hải quan khi xử lý thủ tục xuất khẩu lần đầu tiên; Trường hợp luật chuyên ngành quy định nộp bản chụp hoặc không quy định cụ thể bản chính hoặc bản chụp, công ty được nộp bản chụp.
- Chứng từ chứng minh rằng công ty đáp ứng đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư: 01 bản chụp khi xử lý thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên.
- Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp trong trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa yêu cầu có Giấy phép xuất khẩu, Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ chứng minh rằng công ty đáp ứng đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư và được sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận từ người ủy thác.
Sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hoá
Quy trình xuất khẩu hàng hoá bao gồm 10 giai đoạn:
- Thương thảo và ký kết hợp đồng
- Xin cấp giấy phép xuất khẩu
- Đặt chỗ và lấy container trống
- Chuẩn bị hàng hoá và kiểm tra hàng hoá
- Đóng gói hàng hoá và đánh dấu vận chuyển (shipping mark)
- Mua bảo hiểm cho lô hàng
- Hoàn tất thủ tục hải quan
- Giao hàng cho tàu vận chuyển
- Thanh toán tiền hàng
- Gửi chứng từ cho khách hàng quốc tế
Chi phí liên quan đến thủ tục xuất khẩu
Thuế xuất khẩu
Thuế xuất khẩu: Đối với hàng hóa nằm trong danh mục chịu thuế xuất khẩu, sẽ phải nộp thuế xuất khẩu theo mức định. Trong trường hợp hàng hóa không thuộc danh mục này, không có thuế xuất khẩu áp dụng. Thuế VAT: Theo quy định hiện tại, hàng hóa xuất khẩu được miễn thuế VAT, tức là thuế VAT là 0%.
Chi phí vận chuyển
Chi phí vận chuyển được ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như tính chất hàng hóa và yêu cầu cụ thể. Hàng hóa xuất khẩu có thể được vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ, đường sắt hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
Xem thêm: Bảng giá gửi hàng đi Úc cập nhật mới nhất
Các thành phần chi phí vận chuyển thông thường bao gồm:
- Chi phí vận chuyển từ kho/nhà máy đến cảng;
- Chi phí local charge tại cảng (bao gồm nâng hạ hàng hóa, sắp xếp tại bãi, phí THC, phí seal,…);
- Chi phí liên quan đến thông quan hàng hóa;
- Cước vận chuyển quốc tế (nếu theo điều khoản CNF);
- Chi phí giao hàng đầu nước ngoài (nếu theo điều khoản DDP, DDU)…
Ngoài ra, còn có thể có các chi phí khác như chi phí bảo hiểm, chi phí làm chứng chỉ xuất xứ (C/O), chi phí xử lý hàng hóa theo quy định về sát khuẩn và kiểm dịch.
Tìm hiểu về quy trình xuất khẩu hàng hoá
Bước 1. Đàm phán và ký kết hợp đồng
Đây là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hoá. Doanh nghiệp cần tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng để thống nhất các điều khoản về hàng hóa, điều kiện giao hàng và trách nhiệm của hai bên.
Bước 2. Xin giấy phép xuất khẩu
Nếu hàng hoá thuộc diện cần xin giấy phép xuất khẩu, doanh nghiệp sẽ làm thủ tục xin giấy phép tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Quá trình này yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng và thời gian.
Bước 3. Đặt booking và lấy container rỗng
Nếu lô hàng được bán theo điều kiện CIF, doanh nghiệp sẽ liên hệ với hãng tàu hoặc nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển để đặt booking và tìm kiếm giá tốt nhất cho vận chuyển hàng hoá. Trong trường hợp lô hàng bán theo điều kiện FOB, người nhận hàng (consignee) sẽ đặt tàu cho chủ hàng (shipper).
Quy trình lấy container rỗng tại cảng bao gồm việc ra cảnh để đổi booking confirmation tại phòng thương vụ cảng sau khi có thông tin về booking và xuất CIF. Điều này giúp xác nhận với hãng tàu rằng nhà xuất khẩu đồng ý lấy container và seal. Với xuất khẩu theo điều kiện FOB, nhà xuất khẩu sẽ nhận được transport confirmation và sau đó tiến hành đổi booking tương tự như xuất khẩu CIF.
Bước 4. Chuẩn bị hàng hóa và kiểm tra
Sau khi khách hàng đã đồng ý với hóa đơn chiếu lệ, doanh nghiệp cần tiến hành kế hoạch sản xuất hàng hóa để đảm bảo số lượng và chất lượng như cam kết trong hợp đồng.
Khi đã có thông tin về booking, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch lấy container và tiến hành đóng gói hàng hóa trước khi niêm phong. Việc này đảm bảo rằng hàng hóa được chuẩn bị kỹ càng và sẵn sàng cho quá trình vận chuyển.
Bước 5. Đóng gói hàng hóa, ký hiệu chuyên chở (shipping mark)
Quá trình đóng gói hàng hóa có thể được thực hiện tại kho hoặc tại cảng, tuỳ thuộc vào yêu cầu và điều kiện cụ thể của khách hàng.
Trong quá trình đóng gói hàng, sẽ có sự phối hợp giữa bộ phận xuất nhập khẩu và bộ phận kỹ thuật, công nhân tại nhà máy để đảm bảo quy trình diễn ra trơn tru.
Thông tin chi tiết về lô hàng sẽ được ghi đầy đủ theo yêu cầu của khách hàng, bao gồm tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì và các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển.
Quá trình đóng gói hàng tại cảng thường liên quan đến nhiều giấy tờ và thủ tục hơn. Doanh nghiệp có thể phải thuê công nhân đóng gói hàng tại cảng và chịu chi phí phát sinh.
Nếu lô hàng yêu cầu kiểm tra chuyên ngành như kiểm dịch, hun trùng, sẽ được tiến hành trong giai đoạn này.
Bước 6. Mua bảo hiểm cho lô hàng
Doanh nghiệp cần liên hệ với các công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng. Hạn mức bảo hiểm sẽ được xác định dựa trên giá trị hàng hóa. Thông thường, mức mua bảo hiểm cho các loại hàng hóa thông thường là khoảng 2% trên tổng giá trị hàng. Trường hợp lô hàng xuất theo điều kiện FOB hoặc CNF, mua bảo hiểm không bắt buộc.
Bước 7. Thực hiện thủ tục hải quan
Trong quy trình xuất khẩu hàng hoá, doanh nghiệp cần tiến hành các công việc liên quan đến thủ tục hải quan như sau:
Mở tờ khai hải quan
Chuẩn bị hồ sơ bao gồm giấy giới thiệu nhân viên giao nhận, giấy tiếp nhận hồ sơ từ hải quan, tờ khai hải quan, hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại và phiếu đóng hàng.
Đăng ký tờ khai
Đăng ký viên sẽ nhập thông tin từ tờ khai và trình lãnh đạo hải quan để lô hàng được thông quan. Tùy vào tình huống, lô hàng có thể được chuyển vào luồng xanh (không kiểm tra), luồng vàng (kiểm tra ít) hoặc luồng đỏ (kiểm tra nghiêm ngặt).
Thanh toán phí làm thủ tục hải quan
Doanh nghiệp cần thanh toán các khoản phí liên quan đến thủ tục hải quan theo quy định.
Lấy tờ khai
Bộ phận hải quan sẽ ghi số container và số seal lên tờ khai.
Thanh lý tờ khai
Nhân viên thương vụ cảng sẽ kiểm tra container và seal, sau đó container sẽ được tiếp nhận và ghi vào sổ tàu.
Vào sổ tàu
Sau khi container đã được tiếp nhận, nhân viên giao nhận ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container.
Thực hiện xuất tờ khai hải quan
Sau khi hàng hóa đã được giao cho khách hàng, nhân viên giao nhận thực hiện xuất tờ khai hải quan và chuẩn bị các giấy tờ liên quan như tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại và vận đơn đường biển (bill of lading).
Bước 8. Vận chuyển hàng cho tàu
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, doanh nghiệp cung cấp chi tiết vận đơn cho hãng tàu để làm vận đơn đường biển. Việc này cần được thực hiện trước thời gian cắt máng (closing time) và trước khi thực hiện bước thực xuất. Giao hàng cho tàu sẽ hoàn tất khi doanh nghiệp nhận được vận đơn đường biển, có thể là bản gốc (3 bản) hoặc surrendered bill.
Bước 9. Thanh toán tiền hàng
Người thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu cần hoàn thiện các chứng từ thanh toán, bao gồm hóa đơn thương mại (commercial invoice), phiếu đóng gói (packing list), vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) và giấy chứng nhận khử trùng. Trong trường hợp thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), bộ chứng từ phải được nộp đến ngân hàng bảo lãnh theo thông báo.
Bước 10: Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài
Gửi bộ chứng từ gốc cho người mua hàng theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời, cần gửi file scan qua email để họ chuẩn bị các bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.
Lưu ý:
- Tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng và tránh vi phạm.
- Đảm bảo tính chính xác bằng cách gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua hàng để kiểm tra và xác nhận. Nếu có bất kỳ thông tin cần bổ sung hoặc điều chỉnh, cần thực hiện sớm để tránh trục trặc sau này.
- Chú ý đến các yêu cầu đặc biệt của nước nhập khẩu, ví dụ như khai báo AMS cho hàng xuất đi Mỹ hoặc ENS cho hàng đi Châu Âu.
- Trước khi hàng hóa rời khỏi lãnh thổ quốc gia, cần tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa một cách cẩn thận. Điều này giúp đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận trong tình trạng tốt nhất, bảo vệ uy tín của doanh nghiệp và tránh các vấn đề phát sinh hoặc khiếu nại về chất lượng hàng hóa.
LT Express – Dịch vụ Xuất khẩu và Vận chuyển hàng hóa đi nước ngoài
Bạn đang cần dịch vụ xuất khẩu hàng hóa và vận chuyển chúng đi nước ngoài? LT Express là đối tác đáng tin cậy của bạn. Chúng tôi cung cấp dịch vụ xuất khẩu hàng hóa chất lượng cao và vận chuyển toàn cầu, đặc biệt là dịch vụ vận chuyển đến Úc, Mỹ, Canada, Hàn Quốc, Trung Quốc, Đức, Anh, Pháp… đáp ứng các nhu cầu kinh doanh của bạn.
Với kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu về quy trình xuất khẩu, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn một quá trình xuất khẩu hàng hóa suôn sẻ và hiệu quả. Chúng tôi hỗ trợ bạn từ giai đoạn chuẩn bị tài liệu, thủ tục hải quan, đóng gói chuyên nghiệp cho đến vận chuyển hàng hóa đến điểm đích một cách an toàn và kịp thời.
Với mạng lưới đối tác và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, chúng tôi đảm bảo rằng hàng hóa của bạn sẽ được vận chuyển đến nơi một cách nhanh chóng và đúng hẹn. Chúng tôi cung cấp các dịch vụ vận chuyển đa phương thức như đường biển, đường hàng không và đường bộ để đáp ứng đầy đủ nhu cầu vận chuyển của bạn.
Điều đặc biệt là chúng tôi cam kết đảm bảo an toàn và bảo mật cho hàng hóa của bạn. Chúng tôi sử dụng các phương pháp đóng gói chuyên nghiệp và hệ thống theo dõi tiên tiến để đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng hay mất mát trong quá trình vận chuyển.
Hãy để LT Express trở thành đối tác xuất khẩu và vận chuyển hàng hóa đáng tin cậy của bạn. Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của bạn và giúp bạn mở rộng thị trường quốc tế một cách hiệu quả.
Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để biết thêm thông tin về dịch vụ xuất khẩu hàng hóa và vận chuyển quốc tế của chúng tôi. Hãy để LT Express giúp bạn đưa hàng hóa đến mọi nơi trên thế giới một cách an toàn và đáng tin cậy.
