Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển (FLC)

Hiện nay, có nhiều phương thức nhập khẩu hàng hóa, và một trong những phương thức phổ biến nhất là nhập khẩu bằng đường biển. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp đầy đủ và chi tiết nhất về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển FLC (tàu biển)

Bước 1: Đặt lịch tàu

Bước đầu tiên trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là đặt lịch tàu (booking tàu). Trước khi thực hiện bước này, bạn cần tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương (sale contract).

Thường thì các hãng tàu sẽ nhanh chóng hết chỗ trước 1 tuần, đặc biệt là trong mùa cao điểm. Khi bạn đặt lịch tàu để nhập hàng, chỉ cần cung cấp thông tin cho dịch vụ vận chuyển FWD tại Việt Nam để lấy booking. Sau đó, họ sẽ liên hệ với đối tác của bạn để điều phối việc đóng gói hàng theo kế hoạch đã được định trước.

Để lấy booking tàu, bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau cho hãng tàu:

1. Cảng xuất phát (port of loading): địa điểm hàng hóa được xếp lên tàu.
2. Cảng trung chuyển: có hai lựa chọn là chuyển tải (transit) và đi thẳng (direct), tùy thuộc vào thỏa thuận và yêu cầu của hai bên.
3. Cảng đích đến (port of discharge): địa điểm dỡ container.
4. Tên hàng hóa, trọng lượng: dựa trên thông tin trong hồ sơ chứng từ để cung cấp.
5. Thời gian dự kiến tàu khởi hành (ETD): ngày dự kiến tàu ra khỏi cảng.
6. Thời gian đóng hàng: theo kế hoạch được thống nhất giữa hai bên.
7. Yêu cầu khác: loại container, kích cỡ, nhiệt độ, thông gió,…

Trên đây là quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Chúng tôi hy vọng thông tin này sẽ hữu ích cho bạn khi thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng phương thức này.

Xem thêm: Cước phí gửi hàng đi Mỹ bằng đường tàu biển

Bước 2: kiểm tra và xác nhận thông tin booking

Tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là kiểm tra và xác nhận thông tin trên booking. Hãy kiểm tra các thông tin sau:

1. Cảng xuất phát và cảng đích đến: Đảm bảo rằng các thông tin về cảng xuất phát và cảng đích đến đã đúng yêu cầu, vì đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển hàng hóa.
2. Nhiệt độ và độ thông gió: Kiểm tra xem nhiệt độ và độ thông gió đã đáp ứng yêu cầu. Đối với hàng hóa đông lạnh (yêu cầu nhiệt độ âm), độ thông gió có thể không cần thiết.
3. Loại và kích cỡ container: Xác định loại container (khô hay lạnh) và kích cỡ (20′ hay 40′), đảm bảo phù hợp với yêu cầu của hàng hóa.

Sau khi kiểm tra toàn bộ thông tin trên booking tàu, nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, bạn nên yêu cầu bên cung cấp booking chỉnh sửa cho đến khi các thông tin đáp ứng yêu cầu.

Bước 3: Theo dõi quá trình đóng hàng và thông tin được cập nhật

Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, việc theo dõi tiến trình đóng hàng và cập nhật thông tin từ nhà xuất khẩu là rất quan trọng. Thường thì nhà xuất khẩu, đại lý hoặc chi nhánh giao dịch FDW tại Việt Nam sẽ đảm nhận nhiệm vụ này.

Các thông tin cần được cập nhật bao gồm:

1. Ảnh chụp container trống: Đây là để đảm bảo rằng không có vấn đề hư hỏng xảy ra. Trong trường hợp xảy ra hư hỏng container, bạn sẽ chịu trách nhiệm và phải chi trả cho hãng tàu.
2. Đối với hàng đông lạnh: Đặc biệt đối với hàng hóa đông lạnh, cần có hình ảnh chụp lại bảng nhiệt độ. Điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển và lưu trữ ở nhiệt độ yêu cầu.

Qua việc cập nhật các thông tin này, bạn có thể đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển và đóng gói đúng quy trình và tuân thủ các yêu cầu.

Bước 4: Kiểm tra và xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng

Trước khi nhập khẩu một lô hàng, quan trọng là bạn cần tìm hiểu xem lô hàng đó cần những chứng từ gì. Sau đó, bạn nên yêu cầu đối tác của mình chuẩn bị các chứng từ đó.

Hãy kiểm tra kỹ các thông tin trên chứng từ để đảm bảo tính chính xác. Việc có bất kỳ lỗi nhỏ nào trên chứng từ có thể gây ra rắc rối lớn từ phía các cơ quan hải quan hoặc nhà nước.

Xem thêm: Giá vận chuyển container quốc tế bằng đường biển

Bước 5: Nhận thông báo khi hàng đến

Ít nhất 1 ngày trước khi tàu cập bến, bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý giao nhận.

Thông báo hàng đến (arrival notice) là giấy thông báo chi tiết từ hãng tàu hoặc đại lý giao nhận, thông báo về thời gian dự kiến tàu cập bến cho lô hàng của bạn. Thông tin trên thông báo hàng đến sẽ tương tự như trên bill of lading, bao gồm tên người xuất khẩu, người nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa và có thể bao gồm các phụ phí địa phương (local charges).

Sau đó, bạn cần lấy lệnh giao hàng (delivery order – D/O) bao gồm các giấy tờ sau:

1. Giấy giới thiệu.
2. Bill of lading gốc.
3. Giấy ủy quyền (nếu yêu cầu).

Qua việc kiểm tra chứng từ và nhận thông báo hàng đến, bạn có thể đảm bảo tính chính xác và chuẩn bị sẵn sàng cho quá trình nhập khẩu hàng hóa.

Bước 6: Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng

Tùy thuộc vào loại hàng hóa, mã HS code và quy định của Nhà nước, bạn cần đăng ký các thủ tục để được cấp các chứng nhận liên quan. Việc đăng ký các chứng nhận này là rất quan trọng, vì nếu không làm đúng thủ tục, lô hàng của bạn sẽ không được thông quan và gặp khó khăn trong quá trình làm việc với các cơ quan chức năng.

Bước 7: Khai báo hải quan hàng nhập

Đây là một bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, và việc chuẩn bị chứng từ là một phần quan trọng nhất trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Để tiến hành khai báo hải quan, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

1. Hợp đồng (contract).
2. Hóa đơn thương mại (commercial invoice).
3. Phiếu đóng gói (packing list).
4. Vận đơn (bill of lading).
5. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có).
6. Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
7. Các chứng từ khác.

Sau bước này, bạn sẽ tiến hành lên tờ khai hải quan. Hiện nay, bạn có thể khai báo hải quan qua mạng thông qua hệ thống khai báo hải quan điện tử. Để thực hiện khai báo hải quan qua mạng, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

1. Hợp đồng mua bán (sales contract).
2. Hóa đơn thương mại (commercial invoice).
3. Phiếu đóng gói (packing list).
4. Vận đơn (bill of lading).
5. Chứng chỉ xuất xứ (C/O), hóa đơn cước (nếu có) và các chứng từ liên quan khác.

Ngoài những chứng từ đã nêu, bạn cũng cần chú ý đến việc sử dụng chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai báo hải quan điện tử.

Bước 8: Mở và thông quan tờ khai

Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là mở và thông quan tờ khai. Trước tiên, bạn cần thực hiện thủ tục hải quan tại cảng:

• Tờ khai luồng xanh: Đóng thuế và nhập mã vạch để tiến hành thanh lý và nhận hàng.
• Tờ khai luồng vàng: Đóng thuế trước hoặc sau khi mở tờ khai, sau đó mở tờ khai, thanh lý và nhận hàng.
• Tờ khai luồng đỏ: Tương tự như luồng vàng, nhưng trong bước mở tờ khai thực tế, có thêm bước kiểm tra hàng hóa thực tế.

Tiếp theo, bạn có thể mở tờ khai. Để thực hiện bước này, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu.
• Tờ khai phân luồng.
• Hóa đơn (invoice).
• Phiếu đóng gói (packing list).
• Vận đơn (bill of lading).
• Các chứng từ cần thiết khác (chứng chỉ xuất xứ, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).

Khi bạn xuất trình hồ sơ cho hải quan và các chứng từ đúng quy định, hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.

Bước 9: Thanh lý tờ khai

Sau khi hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, bạn có thể tiến hành in mã vạch. Bạn cần nộp mã vạch và tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát, tối thiểu 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, còn 1 bộ hải quan sẽ giữ lại.

Bước 10: Vận chuyển hàng hóa về kho

Sau khi thực hiện thủ tục thanh lý tờ khai, bạn hãy đến phòng thương vụ của cảng và thanh toán phí. Tiếp theo, giao các chứng từ như phiếu EIR, lệnh giao hàng (D/O),… cho tài xế để hải quan giám sát cổng và cho phép xe rời khỏi cảng để đến kho chờ hàng.

Bước 11: Rút hàng và trả xe rỗng

Khi xe chở hàng về kho, bạn cần kiểm tra các giấy tờ như seal, tình trạng container hoặc xe chở hàng,… Sau khi hoàn tất việc rút hàng, tài xế sẽ trả container về cảng hoặc ICD.

Bước 12: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ

Mọi chứng từ và giấy tờ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển cần được lưu trữ cẩn thận. Điều này giúp đối chiếu và sử dụng trong trường hợp phát sinh vấn đề hoặc khiếu nại.

Các chứng từ cần lưu giữ bao gồm:

1. Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế.
2. Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế.
3. Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa,…
4. Chứng từ vận tải, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật,…
5. Sổ sách, chứng từ kế toán.

Trên đây là toàn bộ 12 bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Hy vọng thông tin này sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề này.