Hướng dẫn chi tiết cách tra mã vận đơn quốc tế

Đối với hình thức bán hàng online, việc tra mã vận đơn quốc tế rất quan trọng để theo dõi tình trạng đơn hàng ra sao, đã đi tới nơi nào. Tuy nhiên ở mỗi đơn vị vận chuyển, mỗi sàn thương mại điện tử lại có các cách theo dõi khác nhau, gây không ít khó khăn cho người kinh doanh. Chính vậy, bài viết sẽ đồng hành cùng bạn tổng hợp lại cách tra mã vận đơn quốc tế chi tiết tại các đơn vị phổ biến hiện nay.

Vận đơn và mã vận đơn là gì?

Trong quá trình chuyển hàng, không riêng gì người bán mà cả người mua đều mong muốn biết tình trạng đơn hàng hóa của mình hiện giờ như thế nào. Thông thường, nhà cung cấp dịch vụ giao hàng sẽ cung cấp trên phiếu đơn hàng một mã vận đơn. Vậy vận đơn và mã vận đơn là gì?

Hiểu đơn giản, vận đơn là một chứng từ vận tải, ghi nhận thông tin về vận chuyển hàng hóa, chứa các thông số cơ bản sau đây:

• Tên thông tin người gửi hàng, người nhận hàng.

• Chủng loại và xác định số lượng hàng hóa được vận chuyển.
• Cách thức vận chuyển. 
• Thông tin điểm xuất phát và điểm đến của lô hàng. 
• Ngày tháng, địa điểm phát hành vận đơn.
• Thông tin về cước vận chuyển và một số phí liên quan. 

Dựa vào vận đơn để bạn dễ dàng trong việc tiến hành khai báo thủ tục với hải quan, liên quan tới việc xuất nhập khẩu một cách dễ dàng.

Vận đơn được gửi kèm theo hóa đơn thương mại đến cho người nhận hàng hóa. Sau đó, dựa trên các giấy tờ, người mua và người bán tiến hành thanh toán. Như đã mô tả ở trên, vận đơn được xem là chứng từ xác nhận quyền sở hữu có thể cầm cố hoặc chuyển nhượng. Dựa vào vận đơn, người mua kiểm tra số lượng hàng hóa từ người gửi bán, từ đó kiểm kê, ghi nhận và đối chiếu với hợp đồng đã được ký kết trước đó. 

Còn mã vận đơn thì sao? Đây là một loại mã được hệ thống vận chuyển cung cấp cho quý khách sử dụng dịch vụ giao hàng. Mã vận đơn nhằm xác định danh tính của lô hàng, hỗ trợ quá trình kiểm tra hoặc truy xuất khi cần thiết. Mỗi đơn hàng sẽ có mã vận đơn riêng, nhằm để phân loại các đơn hàng với nhau. Mã vận đơn được in trên phiếu giao hàng, nằm ở vị trí dưới phần mã vạch. Không riêng gì các đơn vị vận chuyển hàng trong nước mà ngay cả quốc tế cũng sử dụng mã vận đơn được xem là công cụ để triển khai cho khách hàng tính năng theo dõi tình trạng hàng hóa, đơn hàng. Vì vậy, khi gửi hàng đi nước ngoài, người gửi cần lưu lại mã vận đơn để tra cứu và kiểm tra khi cần thiết.

Chức năng của vận đơn quốc tế 

Vận đơn do người vận chuyển hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa được sắp xếp trên phương tiện hoặc đã nhận vào kho chờ ngày vận chuyển lên phương tiện. Vận đơn có nhiều tên gọi khác nhau, tùy vào phương tiện vận chuyển, gồm có vận đơn đường biển, vận đơn đường hàng không,…

Tùy vào từng loại hình và phương thức vận tải mà vận đơn sẽ đóng một vai trò nhất định, có thể có đủ hoặc ít hơn các chức năng dưới đây:

Đây được xem là bằng chứng xác định hợp đồng vận tải đã được ký kết và chỉ rõ nội dung của hợp đồng. Thông qua vận đơn, xác nhận quan hệ pháp lý giữa người vận tải và người chủ của món hàng.

Còn được xem là biên lai mà người chuyển hàng xác nhận về việc đã nhận được hàng hóa cần chuyển từ chủ hàng. Người giao hàng chỉ có trách nhiệm giao hàng hóa cho người xuất trình đúng vận đơn, mà họ đã tiến hành ký trong quá trình gửi hàng hóa. 

Là chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với hàng hóa đã được ghi trên vận đơn. Tùy vào chủ sở hữu, trong một số trường hợp thì vận đơn có thể được dùng để cầm cố hoặc chuyển nhượng. 

Những nội dung có trên vận đơn 

Theo như ở trên, nội dung có trên vận đơn quy định theo mẫu, được in thành 2 mặt, bao gồm các thông tin sau đây:

• Tên và trụ sở chính của người vận chuyển và các chỉ dẫn khác theo yêu cầu.
• Tên và thông tin địa chỉ người giao hàng.
• Tên và địa chỉ người nhận hàng hoặc ghi rõ vận đơn được ký phát dưới dạng vận đơn vô danh hoặc vận đơn theo lệnh.
• Tên tàu biển.
• Tên hàng hóa, mô tả chủng loại, mã số ký hiệu, số lượng, kích cỡ, thể tích, trọng lượng và giá trị…
• Mô tả tình trạng bên ngoài bưu kiện hoặc bao bì hàng hóa. 
• Cước phí và phụ phí trả cho người vận tải, kèm theo các điều kiện thanh toán.
• Thông tin về thời gian và địa điểm cấp vận đơn.
• Số bản gốc vận đơn.
• Chữ ký của người vận tải.
• Các loại vận đơn thông dụng hiện nay.
• Cảng xếp hàng.
• Cảng chuyển tải.

Vận đơn có cơ sở được quy định theo pháp lý rõ ràng. Khi thực hiện các vấn đề liên quan tới vận đơn cần phải rõ ràng, chính xác, đầy đủ và chi tiết đảm bảo tuân thủ đúng theo các nguyên tắc về quy định vận chuyển. 

Các loại vận đơn thông dụng hiện nay

Sau khi đã nắm được vận đơn là gì, thì nhiều người lại thắc mắc hiện nay có bao nhiêu loại vận đơn thông dụng. Thực tế, dựa vào phương thức vận chuyển sẽ có các loại vận đơn khác nhau, đó là:

Căn cứ vào cách chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa được ghi trên vận đơn 

Vận đơn đích danh (Straight Bill of Lading): Ở mục Consignee sẽ cung cấp đầy đủ thông tin của người nhận hàng (tên, địa chỉ, số điện thoại, email, fax…) và người này chỉ mới có quyền được nhận hàng (không được nhận thay). Trên vận đơn lưu ý sẽ không có mục “To order of”. 

Vận đơn theo lệnh (to Order Bill of Lading): Trong vận tải quốc tế đây là loại vận đơn thường hay gặp nhất. Người vận tải sẽ giao hàng theo lệnh của người đứng ở mục To order of. Sau đó, người nhận hàng sẽ ký hậu đằng sau vận đơn. Có hai trường hợp: Nếu ký hậu có ghi đích thân danh tính của người nhận hàng cụ thể thì sẽ trở thành vận đơn đích danh. Còn nếu không ghi thông tin gì cả thì được xem là vận đơn vô danh. 

Vận đơn xuất trình (to Bearer Bill of Lading): Trên vận đơn không có thông tin của người nhận hàng, những ai cầm theo các loại giấy tờ đúng thủ tục theo quy định là có thể nhận được bưu kiện.

Căn cứ, phân loại theo tình trạng vận đơn  

Vận đơn hoàn hảo (Clean Bill of Lading) còn được gọi là vận đơn sạch, không ghi bất kỳ khiếm khuyết nào về hàng hóa, khẳng định về chất lượng đạt chuẩn.

Vận đơn bẩn (Unclean Bill of Lading) tức là kiện hàng bị bóp méo, không còn vẹn nguyên có dấu hiệu hư hỏng thì bên đơn vị vận chuyển sẽ phát hành loại vận đơn này.

Dựa vào tiến độ đơn hàng

Shipped on board B/L: Vận đơn đã được xếp hàng lên tàu.

Received for shipment B/L: Vận đơn được cấp trước khi hàng hóa được xếp xuống tàu. Nghĩa là hàng hóa vẫn chưa được bốc lên tàu, nhưng đơn vị vận chuyển cam kết đã nhận được hàng và sẽ tiến hành được xếp lên chuyến tàu đã định.

Căn cứ vào chủ thể cấp vận đơn

Vận đơn chủ (Master Bill of Lading – MBL): Đây là loại vận đơn do chủ tàu cấp trực tiếp. Đơn vị nhận hàng có thể là cá nhân, công ty hoặc công ty chuyên lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.

Vận đơn nhà (House Bill of Lading – HBL): Đây là loại vận đơn do công ty giao nhận cấp cho người gửi và người nhận hàng.

Dựa vào yêu cầu xuất trình 

Vận đơn gốc (Original B/L): Người nhận hàng bắt buộc phải xuất trình vận đơn gốc thì mới được lệnh giao hàng.

Vận đơn giao hàng bằng điện (Telex Release B/L): Không cần xuất trình vận đơn gốc, người nhận hàng chỉ cần điện là có thể nhận được hàng hóa.

Vận đơn xuất trình (Surrendered B/L): Không giống hình thức trên, người nhận hàng không cần xuất trình vận đơn gốc, chỉ cần hoàn tất thủ tục thanh toán là có thể nhận được hàng hóa.

Ngoài ra còn có một số loại vận đơn khác, bạn có thể tham khảo và nắm bắt như sau: Seaway bill, Switch Bill of Lading, Combined Bill of Lading…

Cách thức tra cứu mã vận đơn các hãng chuyển phát nhanh quốc tế

Tiếp tục, bài viết sẽ hướng dẫn cho bạn một số cách tra cứu mã vận đơn của các hãng chuyển phát nhanh quốc tế để hiểu rõ hơn. Đó là:

Cách theo dõi vận đơn DHL Tracking tại Việt Nam 

Mã vận đơn DHL tracking là công cụ tra cứu trực tuyến được cấp bởi hãng chuyển phát nhanh DHL Tracking giúp quý khách có thể nhận biết vị trí hàng hóa của mình trên lộ trình di chuyển. Trên mỗi phiếu chuyển hàng phát nhanh của DHL Tracking đều có một dòng số bên trên mã vạch bao gồm 10 chữ số. Đây là mã vận đơn của bưu phẩm gửi đi. 

Công cụ tra vận đơn của DHL tracking bao gồm:

• DHL Speed Tracking (Đây là công cụ tiến hành tìm kiếm 5 chuyến hàng một lúc trên điện thoại và nhận thông tin tức thời).
• DHL Express WAP (Sử dụng thiết bị có WAP để theo dõi và tìm kiếm chuyến hàng)
• DHL ExpresSMS (Theo dõi tiến trình đơn hàng qua việc nhận thông tin từ tin nhắn)
• DHL eTrack

Tra cứu vận đơn DHL tracking qua website của DHL Express 

Cách 1: Tra cứu vận đơn DHL qua website

Để tra cứu vận đơn DHL chỉ cần bạn thực hiện theo các bước chỉ dẫn như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang chủ website DHL Express, tiếp tục nhấn vào mục Express trên thanh công cụ. 

Bước 2: Click chuột vào mục tracking, lúc này hiện ra Track DHL Express Shipments và tiến hành nhập 10 số tracking vào mục Tracking Number.

Bước 3: Nhấn chọn đăng ký nhận thông báo tại Sign up for shipment notifications. Click chuột vào ô delivered, mục Method chọn Email và nhập địa chỉ email và tiến hành xem các thông tin về đơn hàng bạn gửi đi. 

Những khó khăn thường gặp khi tra cứu vận đơn DHL Tracking

Đôi khi việc tra cứu vận đơn DHL Tracking gặp không ít khó khăn, đó là:

Nhiều khách hàng không nhận được thông tin về chuyến hàng không đến địa điểm định sẵn. Thỉnh thoảng trong hệ thống của DHL Express cùng một lúc cho hai chuyến hàng có cùng một mã vận đơn. Hiện tại, DHL Express đang nỗ lực loại bỏ sự bất tiện này nhưng khách hàng cứ yên tâm chuyến hàng thực tế của bạn vẫn đang trên đường đến đúng địa điểm. 

Kinh nghiệm tra cứu vận đơn DHL Tracking

Nên lưu lại mã vận đơn để tham chiếu kiểm tra tình trạng đơn hàng của bạn gửi cho người nhận. 

Cách theo dõi vận đơn UPS Tracking dễ dàng

Ngoài DHL Express còn có cách theo dõi vận đơn UPS Tracking một cách dễ dàng được nhiều quý khách chọn lựa để xem tình trạng đơn hàng của mình.

UPS Tracking giúp bạn xem được tình trạng đơn hàng trong suốt hành trình vận chuyển. Từng lô hàng sẽ có số mã vận đơn riêng, UPS sẽ cung cấp một số công cụ để giúp quý khách tra cứu, nắm rõ tình trạng, trạng thái của từng đơn hàng. 

Cách theo dõi vận đơn UPS Tracking

Hiện tại UPS Tracking có nhiều công cụ để giúp khách hàng tiện lợi trong việc tra cứu mã vận đơn, thông tin hàng hóa. Đó là: 

UPS My Choice: Quản lý giao hàng đến tận nhà rất thuận tiện cho lịch trình của bạn bằng cách thay đổi thời gian và địa điểm nhận hàng.

Quantum View: Nhận và xem chi tiết các hoạt động giao hàng trong chuỗi cung ứng, với giao diện, thông báo và báo cáo tùy chỉnh cao.

Flex Global View: UPS giúp khách hàng theo dõi chi tiết từng lô hàng đã gửi không riêng gì một mà cả trăm đơn hệ thống vẫn tối ưu hoạt động mạnh. Đây là công cụ rất phù hợp cho các doanh nghiệp cung ứng hàng toàn cầu. 

Kinh nghiệm tra cứu vận đơn UPS Tracking 

Muốn tra cứu vận đơn UPS Tracking quý khách chỉ cần nhập số hệ thống sẽ hiển thị kết quả cho biết lô hàng của bạn đang ở trạng thái nào. Bạn cũng có thể tìm kiếm nhiều lô hàng cùng một lúc bằng thao tác tách số lô hàng trong hộp, nhập 1 dấu phẩy, hoặc 1 dấu chấm, hay xuống 1 dòng mới. 

Cách thức tracking và tra cứu vận đơn tại FedEx Việt Nam

Tracking đơn hàng của FedEx Express: Tức là cung cấp cho quý khách một mã số vận đơn để biết thông tin, trạng thái đơn hàng của mình như thế nào. 

Cách tracking đơn hàng của Fed Express

Để tra cứu vận đơn trên website bạn tiến hành từng bước như sau:

Bước 1: Lấy mã vận đơn

Khi gửi hàng qua Fed, người gửi sẽ nhận được 1 biên lai bao gồm mã vận đơn, thông tin vận chuyển được in tại mục FedEx Tracking Number (góc cuối cùng bên phải của biên lai).

Bước 2: Bạn nhấp vào địa chỉ fedex.com/vi-vn/home để theo dõi vận đơn.

Bước 3: Tại giao diện theo dõi của trang web, bạn tiến hành nhập mã vận đơn sau đó kích chuột vào mục Theo dõi. Trên máy tính, người dùng có thể tra cứu cùng lúc 30 đơn hàng bằng thao tác chọn Nhiều số theo dõi > nhập các mã vận đơn > Theo dõi.

Bước 4: Kết quả tra cứu được hiển thị bao gồm các thông tin như sau: người gửi, ngày gửi, người nhận, ngày nhận, trạng thái, quá trình vận chuyển…

Chức năng theo dõi dành cho các thiết bị di động FedEx Mobile Tracking

Quý khách tải ứng dụng FedEx Mobile để theo dõi lô hàng của mình mọi lúc mọi nơi. Đây được đánh giá là công cụ theo dõi tiện lợi nhất mang đến cho người dùng toàn quyền sử dụng của FedEx Tracking. Chỉ cần một thao tác chạm là theo dõi gói hàng, liên tục cập nhật bằng cách cách cài đặt thông báo tự động…rất đơn giản và dễ dàng cho người dùng.  

Một số lưu ý khi tracking và tra cứu đơn hàng của FedEx Express

• Để gửi hàng thành công, khi gửi quý khách cung cấp chính xác thông tin người nhận (họ tên, địa chỉ…)
• Khách hàng khai báo hàng hóa trung thực và chính xác để dễ dàng thông quan.
• Nên giữ lại bill tránh các trường hợp sơ xuất có thể xảy ra.

Hướng dẫn chi tiết tracking đơn hàng TNT Việt Nam

TNT Việt Nam là công ty Liên doanh Chuyển Phát Nhanh (CPN) trong lĩnh vực chuyển phát nhanh và hậu cần. Hiện tại TNT Việt Nam hoạt động phủ sóng rộng toàn quốc tại 3 sân bay quốc tế (Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng) với 230 văn phòng cùng hơn 450 nhân viên chuyên nghiệp. 

Tìm hiểu về tracking đơn hàng TNT 

Hiện tại TNT cung cấp cho khách hàng các công cụ để theo dõi mã vận đơn tình trạng đơn hàng đang ở trạng thái nào, được cập nhật 24/7 bất cứ mọi lúc mọi nơi.

Các hình thức tracking TNT:

Trên website: Rất tiện lợi và dễ dàng, khách hàng truy cập vào website chính của TNT. Sau đó nhập “số lô hàng” được cung cấp khi gửi hàng tại TNT. Kết quả sẽ hiển thị thông tin hàng hóa đang ở vị trí nào cũng như toàn bộ quá trình vận chuyển,

Trên ứng dụng: Ngoài website, quý khách có thể tải ứng dụng trên cả hai hệ điều hành của Android và IOS. Sau đó tiến hành nhập số lô hàng trên thanh tìm kiếm, kết quả sẽ hiển thị cho bạn biết tình trạng đơn hàng đang ở trạng thái gì.

Trên đây là các thông tin chia sẻ về hướng dẫn chi tiết cách tra mã vận đơn quốc tế. Giờ đây chỉ cần các ứng dụng, địa chỉ website của các đơn vị vận chuyển là bạn dễ dàng gửi, kiểm tra xem hàng hóa như thế nào, rất tiện lợi và đơn giản cho các nhà bán hàng online.