Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường bộ

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường bộ là quá trình quan trọng và phức tạp đòi hỏi sự chính xác và tập trung. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về từng bước, thủ tục, và giấy tờ cần thiết. Hiểu rõ quy trình này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro. Tìm hiểu về khâu đàm phán hợp đồng, lấy giấy phép nhập khẩu, quản lý hàng hóa và thủ tục hải quan giúp tối ưu hóa hoạt động xuất nhập khẩu.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường bộ

Để nhập khẩu hàng hóa bằng đường bộ hoặc một lô hàng từ nước ngoài về Việt Nam, bạn cần có giấy phép kinh doanh nhập khẩu hoặc sử dụng dịch vụ của các công ty nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ hải quan.

Nếu tự nhập khẩu, tìm nguồn hàng và doanh nghiệp xuất khẩu từ nước ngoài. Ký hợp đồng ngoại thương quy định thanh toán và các giấy tờ cần thiết.

Hướng dẫn quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường bộ về Việt Nam:

Bước 1 – Khảo giá và tìm doanh nghiệp uy tín để đặt hàng nhập khẩu

•  Khảo giá mặt hàng cần nhập khẩu: Trước khi bắt đầu quá trình nhập khẩu, bạn cần thực hiện việc khảo giá kỹ lưỡng cho mặt hàng cần nhập khẩu về Việt Nam. Tìm hiểu các nguồn thông tin khác nhau và thị trường khác nhau để có cái nhìn tổng quan về giá và điều kiện giao hàng của sản phẩm.
• Tìm doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa ở nước ngoài: Sau khi xác định mặt hàng cần nhập khẩu và có thông tin về giá cả và điều kiện giao hàng, bạn cần tìm các doanh nghiệp uy tín và đáng tin cậy ở nước ngoài có thể xuất khẩu hàng hóa cho bạn. Thực hiện tìm kiếm qua các nguồn thông tin trực tuyến, hội chợ thương mại, liên hệ trực tiếp qua email hoặc điện thoại để tìm hiểu về sản phẩm, chất lượng và khả năng cung cấp hàng hóa.
• Ký hợp đồng ngoại thương: Sau khi đã xác định được doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa phù hợp, tiến hành ký hợp đồng ngoại thương với họ. Trong hợp đồng, cần quy định rõ các điều khoản về sản phẩm, số lượng, điều kiện giao hàng, tổng tiền, chất lượng, mẫu mã và điều kiện thanh toán. Hợp đồng nên được làm việc cẩn thận và ràng buộc về tính pháp lý để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên trong quá trình nhập khẩu.
• Thông qua bộ chứng từ và thanh toán: Sau khi ký hợp đồng, bạn cần yêu cầu người bán hàng ở nước ngoài gửi Proforma Invoice để sử dụng khi chuyển tiền ở ngân hàng. Đồng thời, cần lưu ý nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa để đảm bảo không gặp trở ngại khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa này. Các chi tiết về số lượng, tổng tiền và thông tin hàng hóa cần phải khớp với các giấy tờ như Invoice, Packing List và Bill of Lading để tránh rắc rối trong quá trình thông quan hàng hóa.

Bước 2 – Ký hợp đồng và xác định thời điểm vận chuyển hàng nhập khẩu về Việt Nam

• Ký hợp đồng nhập khẩu: Sau khi đã đạt được thỏa thuận với doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa ở nước ngoài, tiến hành ký hợp đồng nhập khẩu chính thức. Hợp đồng này cần phải chi tiết, đầy đủ và ràng buộc về tính pháp lý để đảm bảo an toàn cho cả hai bên. Trong hợp đồng, cần quy định rõ các thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, nguồn gốc xuất xứ, phương thức thanh toán, và thời điểm vận chuyển hàng hóa.
• Xác định thời điểm vận chuyển hàng hóa: Trong hợp đồng nhập khẩu, cần xác định rõ thời điểm vận chuyển hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam. Thông thường, doanh nghiệp và doanh nghiệp xuất khẩu sẽ thống nhất về lịch trình vận chuyển hàng hóa và thời gian dự kiến đến cảng đích. Điều này giúp bạn có kế hoạch chuẩn bị sẵn sàng tiếp nhận hàng hóa tại cảng và làm thủ tục thông quan một cách thuận lợi.
• Xác nhận điều kiện thanh toán: Trong hợp đồng nhập khẩu, cần đặc biệt lưu ý điều kiện thanh toán một cách cụ thể và chi tiết nhất. Điều này giúp tránh các tranh cãi, tranh chấp sau này và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Thông thường, điều kiện thanh toán sẽ được thống nhất dựa trên các phương thức thanh toán quốc tế như Thư tín dụng (L/C), Chuyển khoản ngân hàng hoặc Thanh toán sau khi nhận hàng (COD). Tùy vào mức độ tin cậy và quan hệ kinh doanh, bạn có thể lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp nhất với doanh nghiệp xuất khẩu.

Lựa chọn thông qua công ty dịch vụ tại Việt Nam để vận chuyển hàng door-to-door và đảm bảo tiện lợi và an toàn trong quá trình nhập khẩu hàng hóa.

Bước 3 – Đóng gói hàng hóa

Sau khi nhận hàng từ nhà xuất khẩu ở nước ngoài, bạn cần kiểm tra hàng hóa và đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu về chất lượng. Tiếp theo, bạn tiến hành đóng gói hàng hóa một cách cẩn thận để đảm bảo hàng không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Việc đóng gói hàng hóa đúng cách là rất quan trọng để bảo vệ hàng hóa và tránh các rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Bước 4 – Vận chuyển hàng hóa và thông báo

Sau khi đóng gói hàng hóa, bạn tiến hành giao hàng đến địa điểm đích tại Việt Nam. Quá trình giao hàng cần phải được thực hiện theo đúng lịch trình đã thống nhất và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách an toàn và đúng hẹn. Bạn nên theo dõi tiến độ vận chuyển và đưa ra giải pháp nhanh chóng nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra trong quá trình giao hàng.

• Chọn đơn vị vận chuyển: Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa, bạn cần chọn đơn vị vận chuyển để chuyển hàng hóa từ cửa khẩu nhập khẩu về địa điểm đích tại Việt Nam. Đơn vị vận chuyển có thể là các công ty vận tải đường bộ hoặc doanh nghiệp logistics có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
• Tiến hành vận chuyển hàng hóa: Sau khi chọn đơn vị vận chuyển, bạn tiến hành vận chuyển hàng hóa từ cửa khẩu nhập khẩu đến điểm đích. Quá trình vận chuyển cần phải được thực hiện một cách cẩn thận và an toàn để đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng hay mất mát trong quá trình di chuyển.
• Thông báo vận chuyển: Bạn cần thông báo cho doanh nghiệp xuất khẩu về việc vận chuyển hàng hóa và cung cấp thông tin về lịch trình và thời gian dự kiến đến điểm đích. Thông báo vận chuyển giúp doanh nghiệp xuất khẩu có thể chuẩn bị sẵn sàng tiếp nhận hàng hóa và đảm bảo quá trình nhận hàng diễn ra thuận lợi.

Bước 5 – Thanh toán cho hàng hóa nhập khẩu

Thời gian thanh toán khi nhập khẩu hàng hóa phụ thuộc vào các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng giữa hai bên. Việc thanh toán được quy định rõ trong hợp đồng và phải đảm bảo thông tin về người hưởng lợi, tên ngân hàng hưởng lợi và địa chỉ phải khớp nhau trong hợp đồng và hóa đơn thương mại.

Thường thì phương thức thanh toán cho hàng hóa nhập khẩu sẽ sử dụng Letter of Credit (L/C) hoặc Telegraphic Transfer (T/T). Trong trường hợp sử dụng L/C, bên mua yêu cầu ngân hàng của mình mở thư tín dụng (L/C), cam kết sẽ thanh toán giá trị hàng hóa cho bên bán thông qua ngân hàng của bên bán. Sau khi có L/C, bên bán sẽ giao hàng theo quy định trong hợp đồng và gửi bộ chứng từ cho ngân hàng bên mua để chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ bán hàng. Ngân hàng bên mua, nếu nhận được bộ chứng từ phù hợp theo quy định đã đưa ra trong L/C, sẽ buộc phải thanh toán tiền hàng cho bên bán.

Bộ chứng từ nhập khẩu cơ bản bao gồm:

• Vận đơn (Bill of Lading): Chứng từ xác nhận hàng hóa đã được giao cho người vận chuyển.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ chi tiết về giá trị hàng hóa và thông tin thanh toán.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Chứng từ mô tả chi tiết các kiện hàng trong lô hàng.
• Hợp đồng ngoại thương (Contract): Tài liệu quy định các điều khoản giao dịch và điều kiện thương mại giữa hai bên.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Chứng từ xác nhận xuất xứ của hàng hóa.
• Các chứng từ khác: Tùy thuộc vào yêu cầu của quy định hải quan và các điều khoản trong hợp đồng.

Bước 6 – Thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa

Thủ tục hải quan để nhập khẩu hàng hóa thông thường bao gồm 5 bước cơ bản sau:

1. Khai thông tin nhập khẩu (Import Declaration – IDA): Bạn cần điền thông tin đầy đủ và chính xác trong tờ khai nhập khẩu.
2. Đăng ký tờ khai nhập khẩu (Import Declaration Customs – IDC): Gửi tờ khai nhập khẩu đã điền đầy đủ thông tin đến cơ quan hải quan.
3. Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai: Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra các thông tin trong tờ khai và yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi nếu cần.
4. Phân luồng, kiểm tra, thông quan: Sau khi tờ khai được đăng ký, cơ quan hải quan sẽ tiến hành phân luồng, kiểm tra và thông quan hàng hóa. Có ba luồng phân loại là xanh, vàng và đỏ tùy thuộc vào mức độ kiểm tra.
5. Khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan: Nếu có sai sót hoặc cần bổ sung thông tin trong quá trình kiểm tra và thông quan, bạn cần cung cấp các thông tin yêu cầu để hoàn tất thủ tục hải quan.

Trong quá trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ và giấy tờ liên quan, như hợp đồng, hóa đơn thương mại, danh sách hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ, kiểm dịch thực vật, certificate of analysis, health certificate, certificate of free sale, công bố chất lượng và giấy đăng ký kiểm tra chất lượng. Điều này đảm bảo bạn thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa một cách chính xác và đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cơ quan hải quan.

Bước 7 – Thông quan hàng hóa

• Chuẩn bị hồ sơ hải quan: Để nhập khẩu hàng hóa bằng đường bộ, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ và thông tin liên quan đến hàng hóa như hóa đơn mua bán, hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán, bảng kê hàng hóa, chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng hóa (C/O), vận đơn đường bộ (bill lading), và các giấy tờ hải quan khác theo yêu cầu.
• Nộp tờ khai hải quan: Sau khi chuẩn bị hồ sơ hải quan đầy đủ, bạn tiến hành nộp tờ khai hải quan tại cửa khẩu. Tờ khai hải quan là giấy tờ quan trọng đăng ký thông tin về hàng hóa, số lượng, giá trị, xuất xứ và các thông tin khác liên quan. Quy trình nộp tờ khai hải quan yêu cầu tính chính xác và cẩn thận để tránh sai sót và trục trặc trong quá trình thông quan.
• Thanh toán thuế và lệ phí hải quan: Sau khi nộp tờ khai hải quan, bạn phải thanh toán các loại thuế và lệ phí hải quan áp dụng cho hàng hóa nhập khẩu. Các khoản phí này bao gồm thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT), phí xử lý hải quan và các loại lệ phí khác nếu có. Thủ tục thanh toán thuế và lệ phí hải quan cần tuân thủ theo quy định của cơ quan hải quan để đảm bảo hoàn tất thông quan hàng hóa.

Bước 8: Quy trình nhận hàng nhập khẩu từ nước ngoài về Việt Nam

Nếu là hàng nguyên container (FCL/FCL):

1. Nhận thông báo hàng đến: Chủ hàng nhận được thông báo từ hãng tàu về việc hàng đã đến cảng.
2. Lấy Delivery Order (D/O): Chủ hàng mang Bill of Lading gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O – giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu hàng hóa trong container.
3. Thủ tục hải quan và đăng ký kiểm hoá chính chủ hàng: Chủ hàng mang D/O đến cơ quan hải quan để làm thủ tục hải quan và đăng ký kiểm hoá chính chủ hàng hóa. Chủ hàng có thể yêu cầu đưa cả container về kho riêng hoặc cơ sở xếp dỡ nội địa (ICD) để kiểm tra hải quan, nhưng phải trả vỏ container đúng hạn, nếu không sẽ bị phạt.
4. Xác nhận D/O tại Văn phòng quản lý tàu tại cảng: Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O.
5. Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng: Chủ hàng nhận phiếu xuất kho từ Văn phòng quản lý tàu và tiến hành nhận hàng tại cảng.

Nếu là hàng lẻ (LCL/LCL):

1. Nhận thông báo hàng đến: Chủ hàng nhận được thông báo từ hãng tàu hoặc đại lý về việc hàng đã đến cảng.
2. Lấy Delivery Order (D/O): Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O – giấy tờ chứng nhận quyền nhận hàng.
3. Nhận hàng tại CFS (Container Freight Station): Chủ hàng nhận hàng tại điểm CFS theo quy định của hãng tàu hoặc đại lý.
4. Thủ tục hải quan và đăng ký kiểm hoá chính chủ hàng: Chủ hàng thực hiện thủ tục hải quan và đăng ký kiểm hoá chính chủ hàng hóa tại cơ quan hải quan.
5. Xác nhận D/O tại Văn phòng quản lý tàu tại cảng (nếu cần): Trong trường hợp cần, sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng xác nhận D/O tại Văn phòng quản lý tàu tại cảng.
6. Nhận hàng và hoàn tất quy trình nhập khẩu.

Lưu ý: Trong cả hai trường hợp, chủ hàng cần chú ý thực hiện đúng các thủ tục và giấy tờ liên quan để đảm bảo việc nhận hàng nhập khẩu diễn ra thuận lợi và hợp pháp.

Những lưu ý trong quá trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường bộ

Trong quá trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường bộ, bạn nên chú ý các điểm sau để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và đạt được hiệu quả tốt nhất:

Xem thêm: Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ

• Thông tin vận chuyển: Xác định rõ tên hãng vận tải, thông tin liên lạc và kiểm tra có website theo dõi đường đi và lịch trình của hàng hóa không. Hỏi rõ về lịch đi, tần suất chuyến/tuần và thời gian vận chuyển mất bao lâu.
• Thời gian giao hàng: Đảm bảo hiểu rõ thời gian giao hàng và thời gian muộn nhất để đón nhận hàng. Điều này giúp bạn dự trù và lập kế hoạch cho việc tiếp nhận hàng hóa một cách hợp lý.
• Phương thức vận chuyển: Hỏi rõ liệu hàng hóa được vận chuyển trực tiếp hay chuyển tải qua các cảng khác. Điều này giúp bạn đảm bảo hiểu rõ quá trình vận chuyển và đưa ra phương án phù hợp nếu có chuyển tải.
• Bồi thường hàng hóa: Trao đổi với đơn vị vận chuyển về chính sách bồi thường hàng hóa trong trường hợp hàng bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển. Điều này đảm bảo bạn có sự đảm bảo và bồi thường xứng đáng nếu có sự cố xảy ra.