Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không bao gồm các bước từ ký kết hợp đồng, xin giấy phép nhập khẩu, vận chuyển, thủ tục hải quan và chuyển hàng về kho. Tìm hiểu về cách thức, chứng từ và quy trình làm hàng nhập khẩu theo đường hàng không.
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không
Bước 1: Ký kết hợp đồng
Bước đầu tiên sau khi thống nhất về hàng mẫu, chất lượng và giá cả, nhà nhập khẩu tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài. Hợp đồng mua bán này là thỏa thuận quan trọng, bao gồm thông tin về người xuất khẩu, người nhập khẩu, hàng hóa, giá cả, thanh toán, điều kiện giao hàng, quy cách đóng gói, bảo hành, bảo hiểm, khiếu nại và các điều khoản khác.
Để đảm bảo tính pháp lý và bảo vệ quyền lợi, nhà nhập khẩu cần lưu ý đưa đủ các điều khoản quan trọng trong hợp đồng. Thông qua việc đàm phán và thống nhất chi tiết, hai bên sẽ điều chỉnh nội dung hợp đồng để phù hợp với nhu cầu thực tế. Lưu ý rằng việc bao gồm các điều khoản quan trọng như bảo hành, khiếu nại và bồi thường là cần thiết để đảm bảo tính an toàn và giải quyết các vấn đề phát sinh trong tương lai.
Qua kinh nghiệm làm dịch vụ vận chuyển và thủ tục hải quan, tôi đã thấy nhiều trường hợp nhà nhập khẩu thiếu sót trong việc lập hợp đồng, bỏ qua những điều khoản quan trọng. Điều này có thể gây rủi ro lớn, khi xảy ra vấn đề về chất lượng hàng hóa hoặc tranh chấp, không có căn cứ để làm việc với người bán. Do đó, đảm bảo rằng hợp đồng được lập đầy đủ và chính xác là rất quan trọng để bảo vệ quyền lợi của nhà nhập khẩu.
Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu cho hàng hóa nếu có
Bước tiếp theo, trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, là việc xin giấy phép nhập khẩu (nếu có yêu cầu). Tùy thuộc vào loại hàng hóa, nhà nhập khẩu có thể phải yêu cầu giấy phép nhập khẩu trước khi thực hiện quá trình nhập khẩu vào Việt Nam. Điều này cần được thực hiện trước và sớm để tránh việc lưu trữ hàng hóa tại cảng trong thời gian dài và giảm thiểu thời gian và chi phí. Đối với những mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ, như các thiết bị phát, thu sóng vô tuyến điện, thuốc thành phẩm, trang thiết bị y tế, hóa chất, tiền chất công nghiệp, thuốc bảo vệ thực vật, v.v., giấy phép nhập khẩu là bắt buộc. Các hàng hóa này nằm trong diện quản lý đặc biệt và yêu cầu giấy phép từ cơ quan có thẩm quyền.
Để biết chính xác những loại hàng hóa cần xin giấy phép nhập khẩu, bạn có thể tham khảo Nghị định 187 và các quy định liên quan khác hoặc tìm hiểu thông tin cụ thể từ cơ quan chức năng. Việc nắm rõ chi tiết về yêu cầu giấy phép nhập khẩu giúp bạn thực hiện quá trình nhập khẩu một cách hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Bước 3: Thanh toán tiền hàng
Sau khi ký kết hợp đồng và xin giấy phép nhập khẩu, nhà nhập khẩu tiến hành thanh toán tiền hàng. Thông thường, nhà nhập khẩu sẽ đặt cọc một phần tiền (ví dụ như 30% giá trị đơn hàng) hoặc mở thư tín dụng (L/C) để đảm bảo tiến trình sản xuất và giao hàng của người bán.
Bước 4: Xác nhận đơn hàng và kiểm tra chứng từ
Trong bước này, nhà nhập khẩu tiếp tục liên hệ với nhà xuất khẩu để xác nhận đơn hàng và kiểm tra các chứng từ liên quan. Thông qua việc theo dõi tiến trình sản xuất và giao hàng, nhà nhập khẩu sẽ xác định thời điểm hàng hóa sẵn sàng được vận chuyển. Đồng thời, nhà nhập khẩu cũng kiểm tra các chứng từ như hóa đơn, vận đơn, chứng chỉ chất lượng, giấy tờ hải quan và các chứng từ khác để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác.
Bằng việc thực hiện bước xác nhận đơn hàng và kiểm tra chứng từ, nhà nhập khẩu đảm bảo rằng quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa diễn ra đúng theo thỏa thuận và đảm bảo tính hợp pháp và chất lượng của hàng hóa nhập khẩu.
Xem thêm: Cách tính phí bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu
Trường hợp 1: Nhập khẩu theo điều kiện Ex Works
Trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện Ex Works, nhà nhập khẩu phải tự thu xếp việc nhận hàng tại kho người bán ở nước ngoài. Sau đó, nhà nhập khẩu sẽ tiến hành các thủ tục chuyển hàng về cảng xuất, thông quan hải quan để đưa hàng lên máy bay và sau đó làm các chứng từ cần thiết để nhập khẩu hàng về Việt Nam.
Để thực hiện các bước công việc này, thường nhà nhập khẩu sẽ hợp tác với công ty giao nhận vận chuyển. Công ty dịch vụ này sẽ có đại lý hoặc đối tác ở nước ngoài và sẽ đảm nhận các nhiệm vụ door-to-door từ điểm xuất phát đến đích cho nhà nhập khẩu.
Với điều kiện Ex Works, quan trọng là tìm kiếm một công ty giao nhận vận chuyển (freight forwarder) có kinh nghiệm trên tuyến đường và loại hàng hóa cần nhập khẩu. Khi làm việc với công ty này, việc trao đổi thông tin chi tiết là rất quan trọng để đảm bảo sự hiểu rõ và đồng thuận giữa hai bên.
Ở nước xuất khẩu, người giao nhận (forwarder) sẽ tiến hành các thủ tục và nhiệm vụ cần thiết như nhận hàng tại kho người xuất khẩu, vận chuyển đến sân bay để giao cho hãng hàng không và làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Người giao nhận cũng sẽ cung cấp cho người xuất khẩu các giấy tờ quan trọng như giấy chứng nhận đã nhận hàng, giấy chứng nhận lưu kho, giấy chứng nhận vận chuyển, và các tài liệu khác liên quan.
Sau khi hoàn tất các thủ tục với hải quan, sân bay và hãng hàng không, người giao nhận sẽ phát hành Vận đơn hàng không (HAWB) và gửi kèm theo hàng hóa cùng các bộ chứng từ liên quan. Bản gốc của Vận đơn hàng không (HAWB) số 3 sẽ được trả lại cho người gửi hàng, cùng với thông báo về cước và các phí liên quan (nếu có) để người gửi hàng thực hiện thanh toán.
Trường hợp 3: Nhập khẩu theo điều kiện CNF
Trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện CNF, sau khi công ty xuất khẩu đã giao hàng cho hãng hàng không và làm các chứng từ liên quan, công ty nhập khẩu sẽ tiến hành kiểm tra và xác nhận chứng từ trước khi công ty xuất khẩu gửi. Theo điều kiện này, công ty nhập khẩu chịu trách nhiệm lấy hàng từ cảng nhập về kho của mình.
Sau khi công ty xuất khẩu đã hoàn tất việc giao hàng cho hãng hàng không và làm các chứng từ như hóa đơn, vận đơn và các tài liệu liên quan, công ty nhập khẩu sẽ tiến hành kiểm tra các chứng từ này. Qua quá trình kiểm tra, công ty nhập khẩu xác nhận tính chính xác và đầy đủ của các chứng từ trước khi công ty xuất khẩu chuyển chúng. Điều này đảm bảo rằng các chứng từ liên quan đến giao hàng được chuẩn bị đúng và sẵn sàng để công ty nhập khẩu thực hiện các thủ tục nhập hàng tiếp theo.
Trong điều kiện CNF, công ty nhập khẩu có trách nhiệm lấy hàng từ cảng nhập khẩu và vận chuyển nó về kho của mình. Công ty nhập khẩu sẽ tiến hành các thủ tục liên quan như thông quan hải quan và vận chuyển hàng hóa đến kho của mình. Việc đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra một cách an toàn và hiệu quả là trách nhiệm của công ty nhập khẩu.
Bước 5: Vận chuyển hàng qua hãng hàng không về Việt Nam
Trong bước này, hãng hàng không sẽ đảm nhận việc vận chuyển hàng từ sân bay xuất phát đến sân bay đích. Họ sử dụng máy bay để chuyển hàng, có thể thông qua sân bay chung chuyển để tiếp tục quá trình vận chuyển. Hàng hóa có thể được vận chuyển bằng máy bay chở hàng chuyên dụng hoặc trong khoang hàng của máy bay chở khách. Thông qua thông báo từ hãng hàng không, người giao nhận sẽ biết được thời gian dự kiến đến sân bay đích và thông báo cho người nhận hàng để chuẩn bị các thủ tục cần thiết.
Bước 6: Thủ tục hải quan hàng nhập khẩu đường hàng không
Sau khi hàng hóa đã được đưa lên phương tiện vận chuyển, người xuất khẩu sẽ chuẩn bị các chứng từ cho người nhập khẩu. Sau khi kiểm tra kỹ các chứng từ, nhà nhập khẩu yêu cầu người xuất khẩu gửi bộ chứng từ gốc hoặc phiên bản scan cho mình. Khi hàng hóa đến cảng nhập, thông thường nó sẽ được khai thác và chuyển đến kho CFS (Container Freight Station). Nhà nhập khẩu sẽ nhận được thông báo về hàng hóa đến cảng từ đại lý forwarder hoặc công ty consol.
Tại Việt Nam (nước nhập khẩu), nhà nhập khẩu cần thực hiện các thủ tục hải quan nhập khẩu, bao gồm các bước sau:
- Nhận giấy báo hàng từ hãng hàng không hoặc forwarder.
- Tới hãng hàng không hoặc đại lý của họ để thanh toán các khoản phí như phí lệnh giao hàng (DO), phí làm hàng (handling), phí lao vụ (labor fee)… và nhận bộ chứng từ gửi kèm hàng hóa (đã đề cập trong bước 4).
- Thu hồi vận đơn gốc (HAWB bản số 2).
- Thực hiện thủ tục nhận hàng từ hãng vận chuyển, thanh toán các khoản cước thu sau và thực hiện thủ tục và nộp lệ phí với cảng hàng không.
- Chuẩn bị hồ sơ và tiến hành thủ tục hải quan cho hàng hóa nhập khẩu đường hàng không.
- Đăng ký lấy hàng tại kho hàng không (ví dụ: kho TCS, SCSC tại sân bay Tân Sơn Nhất hoặc kho NCTS, ACS, ALS nếu hàng về sân bay Nội Bài) và tiếp tục các quy trình liên quan.
Bước 7: Chuyển hàng về kho và hoàn tất quy trình nhập hàng Air
Sau khi tờ khai đã được đóng dấu thông quan và ký giám sát, người nhập khẩu sẽ mang theo phiếu xuất và mã vạch xuống kho CFS để nhận hàng. Khi hàng đã được nhận, người nhập khẩu sẽ thuê phương tiện vận chuyển để chuyển hàng về kho của mình, hoàn tất quy trình lấy hàng nhập khẩu tại kho cảng hàng không.
Sau khi hoàn thành quy trình nhập khẩu hàng hóa thông qua đầy đủ các bước từ thủ tục hải quan, kiểm tra chứng từ, vận chuyển hàng bằng hãng hàng không, và nhận hàng tại cảng, người nhập khẩu sẽ tiến hành chuyển hàng từ CFS về kho lưu trữ của mình. Bằng cách thuê phương tiện vận chuyển phù hợp, hàng hóa sẽ được chuyển đến kho một cách an toàn và hiệu quả, hoàn tất quy trình nhập hàng Air.
Bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không
Bộ Chứng Từ Hàng Nhập Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa, có một số chứng từ bắt buộc cần có. Đây là những chứng từ quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và quản lý chất lượng của hàng hóa nhập khẩu. Các chứng từ bắt buộc gồm:
- Hợp Đồng (Sales contract): Thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu về việc mua bán hàng hóa, bao gồm các điều khoản và điều kiện cần thiết.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ ghi lại thông tin chi tiết về hàng hóa, giá trị và các điều khoản thanh toán.
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Liệt kê chi tiết về số lượng, trọng lượng, kích thước và cách đóng gói của hàng hóa.
- Vận đơn đường hàng không (Airway bill): Chứng từ ghi lại thông tin vận chuyển hàng hóa trên đường hàng không, bao gồm thông tin về người gửi, người nhận và chi tiết vận chuyển.
- Giấy báo nhận hàng (Arrival note): Chứng từ xác nhận việc nhận hàng tại cảng nhập khẩu.
- Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Chứng từ cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, giá trị và các yêu cầu hải quan khi nhập khẩu.
Ngoài ra, tùy thuộc vào từng mặt hàng và yêu cầu của nhà nhập khẩu, còn có các chứng từ khác cần có:
- Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): Xác nhận xuất xứ của hàng hóa, thường được yêu cầu trong các thỏa thuận thương mại hoặc các hiệp định thương mại.
- Kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate): Chứng nhận về việc kiểm dịch thực vật, đảm bảo rằng hàng hóa không mang theo các loại côn trùng, vi khuẩn hoặc bệnh tật có thể gây hại cho cây trồng.
- Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate): Xác nhận về sức khỏe của hàng hóa, thường được yêu cầu cho các sản phẩm thực phẩm, động vật hoặc y tế.
- Các chứng từ khác theo từng mặt hàng: Bao gồm giấy phép nhập khẩu, kết quả kiểm tra chất lượng hàng, dán nhãn năng lượng và các chứng từ khác cần thiết cho từng loại hàng hóa cụ thể.
- Chứng từ bảo hiểm (nếu có): Bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển, đảm bảo sự an toàn và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.
Việc có đầy đủ và chính xác các chứng từ này đảm bảo tính pháp lý và giúp quản lý chất lượng hàng hóa nhập khẩu một cách hiệu quả.
